Réunion du 01/02/2011

Liste des absents & présents

Présents

• Florence
• Frédéric
• Alexandre
• Adélaïde
• Sébastien

Association

• Le site web V2 est  mis en place et est fonctionnel.
  Il est possible d'éditer les pages
• Journée portes ouvertes à la maison des jeux : Adélaïde et Alexandre pourront être présents, Sébastien en renfort éventuel selon ses disponibilités
• Guide du rôliste nantais : l'argent a été récupéré auprès des magasins sauf Abayak. Voir avec la maison des jeux si elle accepte de prendre le reste à sa charge, sinon le montant sera de 5 € par association.
• Date de l'assemblée générale : fixée le lundi 28 mars à 19h30
• Recrutement : la venue du bébé de Frédéric et Florence vont les rendre beaucoup moins disponibles. Actuellement, la plus grosse partie du travail avant le colloque est effectuée par Sébastien et Frédéric. Il n'est pas certain que les autres membres de l'association, dont certains manquent déjà beaucoup de temps et d'autres ont une perte de motivation, puissent prendre la relève. Si nous ne parvenons pas à recruter de nouveaux membres à la prochaine AG, il faudra éventuellement envisager de ne pas faire de colloque en 2012

Colloque Bob le Rôliste 2011

Préparatifs

Budget

Contact MJ

Réservation du lieu

Publicité & Communication

• Publicité sur les sites web, fora, réseaux sociaux
  Alexandre  met la liste des foras contactés
  Profil Facebook à mettre à jour
  Forum BBE & On The Sea, la gazette de Nuln
• Mailing
  La campagne de mailing a été initiée, environ 240 mails ont été envoyés aux anciens participants (toutes les éditions confondues), Frédéric a fait un travail d'invalidation des mails KO. Les  anciens Mjs ont été recontactés auparavant (voir bilan contact MJ). Nouvel relance joueurs le 10 février par Frédéric.
  Les membres du forum Taverne Production ont reçu une invitation au Colloque, une nouvelle invitation est à programmé le 10 février par Frédéric.
• Pages Web du Colloque
  La page a été mise à jour par Frédéric lors de la mise en place de la V2 du site. Cette V2 permet l'édition des pages directement par les inscrits sur le forum faisant parti du groupe Taverne Production (les membres de l'association en clair).
• Publicité papier (affiches & flyers)
  • Temple du Jeu : Affiches & flyers déposés tardivement le 31/01 par Frédéric
  • L'Atalante : Affiches & flyers déposés par Florence.
  • Sortilèges : A faire, Frédéric amène 5 affiches & flyers
  • Abayak : A faire, par Frédéric qui demandera en même temps le paiement pour le guide du rôliste nantais
  • Fac de sciences : affiches fournies à Gilles Ardourel dimanche 30/01
  • Maison de Jeux : effectué le 01/02
  • Story BD : effectué par Florence
  • La mystérieuse librairie : à faire, => Florence
  • Aladin : A voir...

Lots

• Bilan du contact pour les lots
  • Ludik Bazar : en attente de réponse
  • Temple du Jeu : en attente de réponse, Frédéric leur en a parlé en direct, normalement pas de soucis.
  • Abayak : à voir avec affiche + GDRN + flyers
  • Sortilèges : contact pour deux éditeurs (Douze Singes, Bibliothèque Interdite), il complètera avec qq lots.
  • BBE : contacté par Seb
  • Sans détour : contacté par Séb
  • 7ième cercle : contacté par Adé
  • John Doe : contacté par Adé
  • L'Atalante : Florence voit avec eux
• Distribution des lots
  A priori une quantité moindre (mais qualité meilleure) que l'an dernier. On reprend le système de tirer au sort une à deux tables tirées au sort (selon le nombre de lots). Seuls les joueurs de ces tables auront un lot, les MJ n'en recevront pas de supplémentaire.
  Comme promis un lot par MJ, s'il y a assez de lots on peut en donner aux MJ de réserve n'ayant pas maitrisé.

Restaurant

Adélaïde s'en occupe : message sur le forum pour les inscriptions et réservation.

Décoration

• Sébastien a apporté une carte du monde avec différents peuples nomades pour le nommage des salles. Autre possibilité : choisir quelques peuples connus et mettre également des mots en lien avec le nomadisme.
• Il n'y aura sans doute pas le temps de préparer des déguisements, peut-être quand même quelques accessoires...
• Frédéric fait le bilan des flèches oranges pour le fléchage extérieur
• Pas d'objets pour la décoration des salles

Divers

• Adélaïde se propose pour en définir la liste. Choix de les faire à Lidl (boissons) et/ou promocash
• Demander des gens pour nous assister à la mise en place et au service. Alexandre propose une annonce.
• Concours d'événements : validation des évènements puis vote avec trois notes uniques ; 3, 2 et 1.

Le jour J

A plannifier :

• Installation : mise en place des tables et du buffet, et retrait de l'exposition permanente
• Mise en place de l'informatique à l'accueil pour la saisie des participants. Si Frédéric a le temps, amélioration de l'interface avec recherche sur les personnes inscrites les années précédentes pour un remplissage automatique.
• Planning de la soirée complet déjà fait l'an dernier à reprendre
• Rangement des salles : l'an dernier, Alexandre et Frédéric ont dû attendre la fin de la dernière partie et se sont occupés seuls du rangement. Il est plus difficile d'avoir des volontaires pour le nettoyage que pour la mise en place.

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