Réunion du 25 janvier 2010

Association

• Bilan des effectifs : 4 actifs, 2 démissionnaires. Danilo, Alexandre (si pas manu (précision: J'accepte de bosser manu, mais pas en tant que président pour les raison invoquées lors de cette réunion. Alex)) et Adélaïde, Frédéric ne sais pas.
• Recrutement : oui, nécessaire d'avoir une peut être deux personnes en plus. Danilo contactera Valère Chéreau, intéressé par l'association/colloque.
• Date de l'AG : Mercredi 10 mars à 19h30 à la MdJ.
• Casier : Adélaïde propose qu'on demande un casier, un placard à la Maison des Jeux. Adélaïde contacte la MdJ.
• Bilan Financier pour l'AG : Frédéric demandera à la trésorière si elle veut bien fournir le bilan financier.
• Changement d'adresse : Adélaïde fera le changement d'ici l'AG

Colloque Bob le Rôliste 2010

Publicité

• Affiche : Danilo va chercher à obtenir une affiche pour le lundi 01/02.
• Flyers : on part sur une réduction de l'affiche en A5.
• Contact anciens participants : effectué mais renvoi pour les e-mails mal orthographiés.
• Contact anciens MJs : effectué, idem pour les mauvaises adresses.
• Contact sur les Forums :
  • Axis Ludis : Danilo
  • ARES : Danilo
  • Casus NO : FredTGZ
  • Forgesonges : FredTGZ
  • Antonio Bay : FredTGZ
  • FFJDR : Danilo
  • Silentdrift : Adélaïde
  • Opale : Adélaïde
  • Choplegob : fait, alex
  • Tatane Compagny : fait, alex
  • Daemons thoot Crusher : fait, alex
  • Black Book Editions (éditeur de Pavillon Noir !) OK, Danilo l'a fait
  • On The Sea (forum 100% sur le jeu Pavillon Noir) OK, Danilo l'a fait
  • éditions Sans-détour
  • Lune Rousse : FredTGZ

Lots

Quelles demandes de lots faisons nous ?

Magasins :

• Abayak : merci pour le carton d'Oxiol
• Le Temple du Jeu : non contacté, je vais les contacter par mail j'irais avec les flyers quand ils seront dispos (le lundi 01/02 ?)
• Sortilèges : dossier de presse édité par Danilo afin d'être transmis à Damien pour contact éditeurs.

Sites de vente :

• Troll's games : inutile
• Ludik Bazar : inutile, FredTGZ les contacte pour remerciements.

Éditeurs :

• Via Damien, sauf BBE qui sera contacté par Danilo via l'auteur de PN.

Gestion des lots existants

• Faire l'inventaire des lots : adé et alex nous amènent les cartons de lots samedi
• Faire une sélection pour MJ et VIP (25 lots mini)
• Faire des petits papiers pour chacun des lots
• Trier les lots dans les cartons pour s'y retrouver
• Les lots seront distribués dès l'inscription, tirage du petit papier au moment du retrait du badge.

Nous estimons qu'il faut en plus de la personne distribuant les badges, deux personnes pour donner les lots correspondants aux participants.

Contact MJ

Bilan du contact MJ et du nombre connu actuellement de MJ volontaire. 7 à 10 MJs se sont fait connaître.

Concours d'évènements

• A quelle date se termine t'il ? Le 31 janvier, annonce effectuée.
• Tri des évènements et concours ... qui s'y colle ? Danilo, FredTGZ, Alex, Adé.
• Détermination de l'évènement gagnant : par vote des membres asso, un vote à 3, un vote à 2 et de 0 à 5 votes à 1.

Contact Maison des Jeux

Même si la salle a été "réservée", il est nécessaire de recontacter la MdJ aussi bien pour confirmer notre présence que pour organiser notre arrivée et la mise en place. Adé le fait dans la foulée (voir plus haut), demander un plan de la salle spéciale.

Décorations

• Axis aurait du matos à nous prêter pour une décoration pirate, Fred contacte M'Rick.
• Pareil pour la MdJ, adé voit cela pour savoir s'ils ont de la déco.
• Danilo contacte le comptoir du Château pour décoration/costume en échange logo.
• Déguisement, Danilo demande à Non s'il peut utiliser son costume.
• Danilo a imprimé quelques affichettes en couleurs.

Restaurant

• On prévoit un restaurant, on fera appel à une bonne volonté pour l'organiser

Budget

Quel est le budget définif du Colloque ? Bilan provisoire : 250 € - 60 € (tenue de compte, hébergement, et Collectif MdJ) = 190 €

Courses

• 200 gobelets
• 150 Assiettes et couverts plastiques
• Bonbons (selon le budget)
• 6 packs de 6 bouteilles d'eau
• 4 packs de 6 bouteilles de sodas (à confirmer par Adé que c'est bien 4)
• 1 bouteille de sirop à la menthe
• Cacahuètes et autres saletés dans le genre, faible quantité au moins pour l'apéro
• Deux grandes salades (genre piémontaise)

Mise en place

• Nommage des salles : Danilo s'en est chargé (noms de navires/iles)
• Nommage des tables : Danilo s'en est chargé (noms de personnages), Danilo nous fournira un listing salles + nombre de tables
• Mises en place des tables buffet + Mises en place des tables de jeux : deux personnes
• Prendre photos de la salle "spéciale" pour la remise en place. Alexandre se charge de prendre les photos et d'organiser la mise en place de cette salle.
• Mises en place des tables pour l'apéro : le bar était très bien placé dans l'acôve, deux trois personnes pour le mettre en place.
• Mises en place des tables pour la saisie : Alex et FredTGZ
• Divers : Rangement de la nourriture et des lots : deux volontaires

Planning de la soirée

Arrivées des joueurs

• Inscription des joueurs et MJ : de 18h à 19h30, Fred + 2 personnes + 2 avec autres Danilo pour badge et lots
• Service de l'apéritif : de 18h30 à 19h30, deux personnes Flo et Yoda
• Service du buffet : de 18h30 à 19h30/20h : deux personnes et + (Danilo en renfort)
• Répartition des joueurs par le portail web : de 19h30/20h : FredTGZ
• Prendre des photos : Fred demande à Yoda pour que ce soit fait durant le buffet et l'apéro

Préambule à la première partie

• Discours de bienvenue : vers 19h30 : Danilo et Adélaïde, Danilo demande à Denis s'il peut prêter le microphone.
• Remise des Pass VIP : 19h30 (pendant discours) : Danilo et Adélaïde.
• Briefing des MJ : 19h30 à 20h, FredTGZ demande à Florent s'il est OK pour le faire (note le décharger du buffet à la bonne heure).

Organisation de la première partie de la soirée

• Répartition sur les tables : Adélaïde et Danilo (grouper près du MJ et amener/guider les joueurs dans la salle), à 20h
• Gestion des évènements : 2 personnes, à 21h puis 22/22h30 puis 23h
• Prendre des photos : Fred s'en occupe durant la première partie
• Distribution bonbons, café et boisson
• Rechercher des bouilloires...

Intermède

• Discours de remerciement : vers 23h30/minuit, Adélaïde & Danilo
• Organisation de la deuxième partie : FredTGZ et quelques MJs

Deuxième partie

Rien à faire

Prochaine réunion Colloque : mardi 02/03.

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