Réunion du 06/10/2009

Sujets importants laissés un peu en plan...

Bilan des "bras dispos"

• Finkelstein
• Flo (mise en place)
• MMJ (mise en place)
• Yoda (mise en place)
• Rongenonos

Que faire des lots ?

En attente de la liste complète des lots pour répartition en lots de jeux de base. Nous essaierons de faire le plus de tables possibles (c'est à dire des multiples de 6 lots)

Ne pas oublier les lots pour les MJs, par contre eux n'auront que les suppléments. A FAIRE

Date du prochain colloque...

Nous proposons la date du 6 mars 2010 pour le prochain Colloque. Attention : l'Assemblée générale devra se faire le week-end suivant le Colloque. Par la suite le Colloque aura lieu durant les 15 premiers jours de Mars. Pour nous les Parisiens, ça nous arrange pas vraiment de devoir descendre deux week-ends de suite à Nantes. Pourquoi on ne ferait pas l'AG bien avant ? (février ou janvier) Pour ne pas perdre des gens... (-1 après le colloque, -1 après l'AG).

Le thème du prochain colloque devrait être défini avant les Utopiales pour pouvoir communiquer dessus d'ici là. Sébastien peut faire des affiches A3. Flyers à envisager, environ 500.

Préparatifs

Lots reçus

• Ludik Bazar : OK, chez FredTGZ
• Temple du Jeu : OK, chez Danilo
• Lots Sortilèges : Adé appelle mercredi Damien, et on devrait pouvoir passer les prendre mercredi soir/jeudi soir.
• L'Atalante : OK, chez Sarah
• Abayak : pas de nouvelles... on passe...

Bilan du nombre de MJs

14 MJs :

1. Taho
2. flo
3. Hasgarn
4. le Marcheur Jovial
5. Psolyca
6. MMJ
7. Yoda
8. Don Cortisone
9. Thomas Munier (Pikathulhu, maitrisant un jeu perso Millevaux)
10. Finkelstein (shadowrun 4)
11. Mirli d'ARES
12. Kiruax d'ARES
13. Philippe et son binôme
14. Dunkel

4 MJs pas encore décidés au 06/10/09 :

1. Chacal
2. Yohann (de strat') on
3. Wang (Adé lui a passé un coup de fil, réponse demain) Denis a eu confirmation que Gaëtan ne pourrait pas venir cette année (idem on a eut confirmation)
4. FredTGZ ; en cas d'extrême nécessité

Clôture du concours d'évènements

• On retient 3 évènements de plus, visons 20.
• Florence s'occupe de la correction orthographique.
• Impression des évènements sur 4 exemplaires. Danilo s'occupe de préparer les impressions (avec des petits papiers)

Courses

Budget : max 190 €

• 200 gobelets (Danilo a ces gobelets)
• 150 Assiettes et couverts plastiques Attention : on a déjà des assiettes en carton (voir le carton qui est chez Adé et Alex maintenant) OK ils feront le bilan
• 4/6 packs de 6 bouteilles d'eau, options fontaine à voir
• 3/4 packs de 6 bouteilles de sodas (en essayant de prendre moins mauvais que l'an dernier)
• 4 Bouteilles de sirop (Citron, grenade, fraise, menthe)
• Cacahuètes et autres saletés dans le genre
• Une grande salade (genre piémontaise)
• Bonbons (selon le budget)
• Café instantanné en dosette et du bon (un peu de thé éventuellement)
• Sucre en morceau
• Papier pour essuyer tables et autres
• Papier toilette
• Sacs poubelles
• Rubans adhésifs

Note pour les orgas :

• prévoir sandwiche
• Amener des bouilloires
• 3/4 Couteaux de bonne qualité
• plusieurs prises multiples
• imprimantes de fred

Sébastien, Alexandre & FredTGZ vont faire les courses jeudi soir, Auchan et complément éventuel samedi au LIDL de la Maison des Jeux.

Restaurant

cf Yoda

Mise en place

• Mises en place des tables buffet : Tous les bras disponibles, de l'heure à laquelle on peut commencer jusqu'au plus tôt possible ! Prendre photos de la salle "spéciale" pour la remise en place.
• Mises en place des tables pour l'apéro : idem. Rappel, les tables entre les deux escaliers à l'étage
• Mises en place des tables pour la saisie : Fred et Alexandre, le plus tôt on vérifiera que tout marche, le mieux se sera (penser à la connectique, pas envie de prise de tête réseau)...
• Mises en place des tables de jeux : idem. Ne pas oublier les noms pour les salles. Vue qu'elles ont été nommées, autant pointer les tables sur une feuille libre pour le moment où les joueurs seront répartis.
• Divers : Rangement de la nourriture et des lots. A voir si en haut ou/et en bas. Hifi, micro etc, à mettre en haut et à surveiller (en fonction de l'ouverture ou non de la salle)
• Fléchage à partir du tramway (chez Sarah & Denis)

Arrivées des joueurs

• Inscription des joueurs et MJ : FredTGZ, Alexandre + Denis pour en particulier MJ, de 18h à 19h30
• Service de l'apéritif : Yoda & Flo de 18h30 à 19h30
• Service du buffet : Adé & Sarah, de 18h30 à 19h30/20h
• Répartition des joueurs par le portail web : FredTGZ (+un éventuel témoin), dà 19h30/20

Préambule à la première partie

• Discours de bienvenue : Adélaïde et Danilo, vers 19h30
• Remise des Pass VIP : Adélaïde et Danilo, vers 19h30 (après/pendant discours)

Organisation de la première partie de la soirée

• Répartition sur les tables : Adélaïde et Danilo + FredTGZ & Sarah pour guider les joueurs (grouper près du MJ et amener/guider les joueurs dans la salle), à 20h
• Gestion des évènements : Alexandre, Sébastien & Adélaïde, à 21h puis 22h/22h30 puis 23h
• Distribuer nourriture & boisson.

Intermède

• Discours de remerciement : Adélaïde et Danilo, vers 23h30/minuit
• Remise du Pass VIP pour le concours d'évènements : Adélaïde et Danilo
• Tirage au sort des tables pour les lots : Adélaïde et Danilo (voir gestion des lots)...
• Récompense des MJs : Denis (on définira une liste de lots (suppléments !))
• Organisation de la deuxième partie : Denis et Danilo, vers 00h30 (notez que nous aurons un trimasterisé Berlin XVIII, il faut qu'ils soient dans la même salle)

Deuxième partie

• Pas grand chose à dire, cela doit marcher tout seul

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