Réunion du 24/09/2009

Présents

1. Adélaïde Legrand
2. Alexandre Bielevaire
3. Sébastien Mazzega
4. Frédéric Herrou

Bilans des préparatifs actuels

Bilan Concours de thème

Le concours de thème est clos

Bilan Concours d'évènements

• Il y a, à la cloture du concours 43 évènements. Le document partagé permet de définir si un évènement est viable ou pas.
• Notez les 3 évènements qui vous plaisent avec les notes 3, 2 et 1.
• On fait le bilan du concours le 6 au plus tard.
• Si le nombre d'évènements est suffisant, on garde la formule 2 évènements tirés, un au choix du MJ

Pass VIP

On le conserve, la charge de boulot n'est pas énorme, une feuille A4 divisée en trois. Danilo s'occupe de le faire

Bilan Nombre de MJ

Au 24/09, nous avons 11 MJs certains (dont Nicolas Hardouin qui vient de nous appeler), et 3 (et 1-3 potes de N. Hardouin) MJs incertains. Évidement c'est beaucoup trop léger dans l'immédiat (je souligne que ce n'était pas super rapide à se manifester l'an dernier). L'objectif est de 20 MJs pour 20 tables en gros.

Publicité

Les magasins Abayak, Le Temple du Jeu, Sortilèges, Album, Story BD, l'Atalante ont reçus affiches et flyers.

Lots

• Lots Ludik Bazar expédiés, récupération samedi matin
• Lots Temple à aller chercher, Fred passe dans la semaine prochaine (jeudi ?)
• Lots Sortilèges ? d'ici une semaine et demi, Adé gère cela avec Damien
• Lots L'Atalante stockés chez parents Sarah (+ tous les lots des années précédentes)
• Lots Abayak ? a priori oui

Organisation des tables et du buffet

• Voir avec Tom pour pouvoir mettre en place avant 16h le maximum de tables possibles. En particulier la salle contenant les nombreux accessoires qui nous font chier (penser à prendre l'appareil photo). Voir si on peut avoir accès à la cour pour laisser les organisateurs se garer dedans.
• Combien de personnes pour l'installation : 4 à 8
• Combien de personnes pour la gestion : 4 à 8
• On part sur le buffet et les discours (de préférence) dans les deux salles à gauche en virant la séparation entre les deux salles ou celle du fond seule
• ++ estrade à voir le jour J
• Décorations : pas le temps pas le budget et le chat n'est pas d'accord. Adé veut bien regarder quelques dessins à imprimer (fée clochette par exemple) pour coller sur les murs.
• Déguisement : Danilo est motivé, on a quelques accessoires et perruques
• Nom des salles : Danilo s'en charge. Notez le nombre de tables dans chaque salle histoire de ne pas faire de cafouillage sur la répartition

Déroulement de la soirée

Apéritif

• Apéritif nécessitant 2 personnes
• Mise en place de 2 tables entre les escaliers, c'est temporaire, les tables sont pour les parties

Inscription

• Deux à trois personnes à la saisie, donc il faut trois ordinateurs.
• Badges : des badges ronds (environ 10 cm) aux couleurs Bob pour les organisateurs, on attache les badges avec ficelles. Badges "traditionnels" pour les inscrits. Important : vérification auprès de Sarah et Denis pour la récupération.

Repas

<<<< ON PASSE PAS MAL DE POINTS POUR NE PAS PROLONGER TROP CETTE REUNION >>>>

Lots

• Personne n'est OK pour une vente des Lots.
• Pas de lots pour les orgas !
• Si on a assez de lots on fera gagner une deuxième table

Discours

• Discours de bienvenue et répartition sur les tables et remise pass VIP : Adélaïde et Danilo se chargeront.
• Discours de remerciement entre les deux phases de la soirée + tirage au sort de la table gagnante : Adé + Danilo
• Gestion deuxième partie : Danilo + Taho
• Bienvenue + remerciements partenaires + remerciements fin soirée + communication prochain colloque : Adé pensez à la MDJ comme partenaire
• Répartition tables : Danilo + Adé
• PassVIP + tirage table gagnante : Danilo

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>>> Sujet à étudier : repas le midi au resto
>>> Prochaine réunion pour faire point le mardi 06/10 à 19h

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