Assemblée Générale du 22/02/2009

Présents

• Stéphane Boursin
• Alexandre Beillevaire
• Denis Hamon (secrétaire)
• Florence Herrou
• Frédéric Herrou (trésorier)
• Adélaïde Legrand
• Sarah Millet

Invités

• Xavier « Globo » de Canteloube, représentant d’Axis Ludis
• Sébastien « Danilo » Mazzega

Bilan moral

écrit par le président, Emmanuel Landais, et lu par Alexandre Beillevaire

Le bilan moral de la Taverne est selon mois mitigé. D'un côté, il y a eu de bonnes réussites : un bon cru pour le colloque, et la sortie du Bob’ Zine. De l'autres des échecs : un colloque déficitaire, un zine éreintant, et déficitaire pour le moment. De beaux projets, mais qui ont couté beaucoup en énergie, en argent, en relation entre nous, et qui du coup, mérite d'être revu de fond en comble.

Le prochain CA décidera ce qu'il en est. Toutefois, il ne devra pas perdre de vue que, la Taverne, c'est avant tout le colloque. C'est vital.

À côté de cela, l'association a été montée pour la transparence de l'argent par rapport au colloque, hors, elle n'a pas servi qu'à cela, et c'est peut être là le problème : avoir été trop vite dans trop de choses.

Ce qui ressort de tout cela, finalement, c'est donc un manque de temps et de moyens humains aussi bien que financiers. L'association Taverne devra donc, selon moi, si elle veut pérenniser son activité, trouver les personnes disponibles qui souhaiteront participer, et bien les répartir sur les différents projets. Projets qui devront sûrement aussi être pris un à un, ceci afin d'éviter une cacophonie organisationnelle, et un épuisement humain évident.

Bilan financier

par le trésorier, Frédéric Herrou, validé à l’unanimité

Note : les coûts sont approximatifs, il est nécessaire de se reporter au document de trésorerie pour avoir les valeurs précises et le détail.

Vie associative

Voici les frais fixes de fonctionnement de l'association pour la période 2008-2009 :

• Inscription au Journal Officiel : 40 €
• Hébergement du site internet : 15 €
• Service bancaire : 30 € environ (gestion, création du compte, Livret Bleu (15 €))

À ces coûts liés à la gestion, ajoutons cet élément :

• Participation au tiers sur les flyers du Guide du rôliste : 30 €

Total : 115 € de dépenses, 21 € de dons.

Colloque Bob le Rôliste 2008

Budget initial de 390 € comprenant les dons de 2007 et le reliquat des années précédentes. Sur ce budget initial on peut toutefois retirer les frais de création de l'association (40 €), les frais bancaires (environ 45 € dont 15 € sur Livret Bleu) et le coût de l'hébergement web (15 €) soit au final environ 100 €.

Le Colloque Bob le Rôliste 2008 a coûté 425 € et à rapporté sous forme de dons 253 €. Les dépenses sont les suivantes :

• Publicité (affiche et flyers) : 175 €, soit 41 % des dépenses.

• Nourriture offerte aux participants du Colloque (café, terrines, chips, sodas) : 105 €,

  soit 25 % des dépenses (j'ai retiré le coût de la caisse acheté à cette occasion).

• Location de la salle pour le samedi et le dimanche : 145 €, soit 34 % des dépenses.

Le Colloque est donc déficitaire avec 172 € de pertes. Cependant je tiens à souligner qu'une partie des frais de publicité comprend une carte pour la COREP qui n'est pas totalement vide, ce qui bien sûr  ne rattrape pas les dépenses publicitaires trop importantes. Les dons ont été moins importants que les années précédentes, avec une moyenne de 2,5 € / participant.

Chiffres clés

390 € initialement, 253 € de dons, coût du Colloque 2008 : 425 €.

Axes de travail

• Mettre en place sur le site la possibilité de faire un don pour le Colloque
• Communication avant le Colloque sur le fait qu'il ne vit que des dons
• Dépenses publicitaires à réduire
• L'expérience de la salle l'après-midi était intéressante mais bien trop couteuse

Le Bob' Zine

Le Bob' Zine représente une part importante de l'activité financière de l'association :

• Budget initial de 1400 € provenant d'Envie d'Agir
• Coût d'impression et droit d'auteur pour la couverture : 2000 €
• 865 € de publicité vendues, nous savons désormais que l'on ne peut plus attendre une telle valeur.
• Ventes :
  • Partenaires (Sortilèges, Temple, Ludik Bazar, etc.) : 200 € (21 %)
  • Site internet : 120 € (13 %, prélèvement paypal compris)
  • Ventes directes : 615 € (66 %)
• L'envoi de colis (aux clients certes mais aussi aux partenaires, comm, etc.) : 150 €

Gain sur un zine

• Coût d'un zine : 2000 € / 1000 exemplaires = 2 €
• Gain en vente libre : 4,5 – 2 = 2,5 € / zine
• Gain en vente sur le site avec Paypal : 4,5 – 0,4 – 2 = 2,1 € / zine
• Gain en vente sur Ludik Bazar : 4,5 – 0,44 (frais d'envoi) – 2 = 2 € / zine environ

L'impression et les droits sur l'image représentent plus d'argent que le budget initial, à partir de ce constat, le succès était une obligation pour s'en sortir convenablement. Le volume de vente est insuffisant (il aurait fallu vendre le double pour être dans une position plus confortable).

Chiffres clés

• Le zine est vendu 4,5 € et nous récupérons globalement un peu plus de 2 € par zine.
• Environ 165 zines vendus.
• Il aurait fallu vendre 445 zines pour atteindre les 2000 € investis, sans prendre en compte la publicité. Nous sommes à 37 % de cet objectif.
• Il aurait fallu vendre 252 zines pour atteindre les 2000 € investis, en prenant en compte la publicité. Nous sommes à 65 % de cet objectif.

Axes de travail

• Plus de clarté sur les factures et coût d'expédition, la Poste ne fournissant pas de vraie facture.
• Les frais d'envoi pour la France sont de 2,97 € sans prendre en compte le coût de l'envoi, il n'y a pas de marge de faites sur les frais d'expédition alors que le coût ne se limite pas qu'aux frais de la Poste (essence, temps, enveloppes, etc...), nous sommes probablement déficitaires sur ce point.
• Revoir le prix proposé pour la publicité, elle est visiblement trop chère.
• Trouver une solution pour payer l’imprimeur autrement que par virement car à l'heure actuelle, il n'est pas possible d'effectuer un virement à partir du compte Taverne Production.
• Le rendement du Zine n'est pas bon, son prix de 4,50 € est certes en partie attractif mais il pourrait sans doute sans conséquence être monté jusqu'à 6 € max.
• Un accord avec Légion est très certainement souhaitable mais l'argent ne pourra rentrer que 3-4 mois plus tard.
• Une publicité pour Ludik Bazar a été promise sur le numéro 2 pour le partenariat.

Conclusions

Voici les frais fixes de fonctionnement de l'association à prendre en compte pour la période 2009-2010 :

• Hébergement du site internet : 15 € / an
• Service bancaire : 24 € / an

Auquel vient s'ajouter le prix de la location de la salle pour le Colloque de 140 €.

Chiffres clés :

• 40 € de frais de fonctionnement pour 2009-2010
• Budget très restreint pour le Colloque, il reste très approximativement 200 € pour l'organiser, cependant il faut se souvenir que les frais de fonctionnement de l'association sont à prendre en compte.
• Zine en déficit, cependant il reste de l'argent, il n'y en a pas assez pour revenir au budget initial et donc pour la parution du numéro 2 dans l'immédiat.
• Actuellement sur le compte bancaire : 922 € auquel il convient d'ajouter 200 € de fond de caisse.

Bilans généraux

établis par l’ensemble des membres

Colloque Bob le Rôliste 2008

La salle de l’île de quartier a coûté trop cher, même si elle était avantageuse en termes de convivialité et de logistique (fournissant notamment un meilleur cadre pour le repas qui était beaucoup plus réussi qu’en 2007). La fréquentation était assez faible l’après-midi, et les joueurs étaient tous des routards du jeu de rôle qui étaient là les années passées. L’inscription aléatoire est importante donc à conserver, tout en gardant un moyen de faire des arrangements de dernière minute.

La date devra être revue car la proximité Utopiales/Colloque devient une faiblesse plus qu’une force : si les retombées au niveau du public étaient importantes les premières années,  elles le sont moins aujourd’hui, tandis que la proximité des deux événements épuise les animateurs.

Niveau ambiance, le bilan est très positif.

Niveau fréquentation, ça a bien marché, et en tout, entre l’après-midi et la soirée, on a fait jouer 200 personnes.

Utopiales 2008

La fréquentation a été très bonne et nous avons eu beaucoup de monde. Cependant il a été ressenti qu’il y avait un manque humain pour tourner sur les animations et le stand de vente (et éventuellement prendre des pauses). La conférence a été un succès et est à réitérer. La « crise des sandwichs » est passée et il n’y a pas eu de heurt à ce niveau là une fois sur place, à voir donc l’année prochaine.

Lancement du Bob’ Zine

Le Bob’ Zine est un projet qui a vu le jour fin 2007. Les membres de l’association se sont lancés dans le projet avec enthousiasme. Les contributions ont été nombreuses et de qualité, et grâce aux subventions du projet Envie d’Agir, nous avons pu faire quelque chose d’assez important. Malheureusement,  en voulant faire à la fois ambitieux et raisonnable, nous sommes tombés à mi-chemin entre les deux, expliquant le déficit financier et l’épuisement humain. De l’avis de plusieurs membres, ne pas être distribué a été une erreur. Les ventes n’ont pas été assez nombreuses et du coup le deuxième numéro ne peut pas être imprimé pour l’instant par manque d’argent. Le deuxième numéro a déjà ses contributions, il n’en manque que très peu, mais il faut revoir le processus décisionnel ainsi que la distribution pour plus de clarté et d’efficacité.

 

Détermination de la cotisation

La cotisation des membres de l’association Taverne Production est fixée à 5 euros.

Statuts

Les statuts de l’association seront modifiés quoi qu’il arrive afin de changer le siège social. En ce qui concerne les autres statuts, le CA souhaite mettre en avant le fait que Taverne Production est avant tout la façade administrative des projets du Colloque et du Zine. Les habitués gravitant dans la sphère des projets de l’association doivent être bien informés sur le fait que tous les gens qui souhaitent s’impliquer le peuvent, sans avoir besoin d’être membre de l’association.

Relations inter-associations

Cette année a montré trois associations nantaises soudées et unies : Taverne Production, Axis Ludis et ARES. Il faut continuer dans cette voie. Xavier, président d’Axis Ludis considère que la Taverne et Axis Ludis n’ont pas les mêmes objectifs et n’ont pas de raison de se monter sur les pieds. Il a par contre des doutes sur la nécessité de maintenir Axis Ludis et la Taverne en tant que structures séparées alors que leurs buts sont facilement conciliables. Nous entamons donc une phase d’approche entre les deux associations afin d’encourager les partenariats et de rassembler les énergies. À l’avenir, peut-être sera-t-il possible d’envisager une éventuelle fusion, mais nous en sommes encore loin.

Election du nouveau CA

• Emmanuel Landais a demandé explicitement le départ de Sarah Millet de l'association Taverne Production, à défaut de quoi il la quitterait lui-même.
• Sarah Millet a proposé son départ si sa présence nuisait à l’association ; de ce fait, Denis Hamon quittait à son tour Taverne Production, afin d’arranger la situation de celle-ci.
• Adélaïde Legrand a exprimé le souhait que Denis Hamon et Sarah Millet restent, malgré les conséquences. En contrepartie, ceux-ci doivent revoir leurs méthodes.
• Alexandre Beillevaire et Adélaïde Legrand souhaitent rester dans le prochain CA.
• Stéphane Boursin souhaite continuer à s’impliquer, sans pour autant vouloir un rôle à trop grande responsabilité.
• Frédéric Herrou va continuer à gérer le site et aider pour le Colloque sans trop s’investir sur le Zine.
• Florence Herrou ne souhaite pas continuer au sein de CA, mais va cependant continuer à contribuer au Zine.
• Sébastien Mazzega souhaite apporter son soutien au CA de Taverne Production afin de revoir la communication et de développer des liens inter-associatifs.

Ainsi, en accord avec les membres il a été décidé que Denis Hamon et Sarah Millet conserveraient leur place au CA s’ils le souhaitent.

Après élection, le nouveau CA pour l'année 2009 se compose comme suit :

• Adélaïde Legrand (Présidente)
• Sarah Millet (Trésorière)
• Alexandre Beillevaire (Secrétaire)
• Frédéric Herrou (Référent Colloque)
• Denis Hamon (Référent Zine)
• Sébastien Mazzega
• Stéphane Boursin

Le CA a immédiatement décrété que deux collèges organisationnels seraient formés, l’un pour le Zine et l’autre pour le Colloque.

• Collège Colloque : chargé de la logistique évènementielle du Colloque Bob le Rôliste.
• Collège Zine : chargé de l'édition et de la commercialisation du Zine.

Si ces collèges sont indépendants quant à leur organisation interne et leurs réunions, des réunions communes seront obligatoires sur des sujets touchant toute l’association, tels que la communication ou les finances.

Les nouveaux statuts et règlement intérieur seront mis en ligne après leur dépôt à la préfecture de Nantes.

Nouvelle adresse postale de Taverne Production

20 rue de Gigant,
44100 Nantes

Échéances

Une réunion visant à définir les lignes directives de la communication de l’association se tiendra le 18 mars.

Collèges

Plusieurs membres du CA ont déjà exprimé l’envie de rejoindre l’une ou l’autre équipe ; voici donc des listes provisoires, car les collèges demeurent ouverts.

Equipe Zine

• Denis Hamon (référent)
• Stéphane Boursin
• Sébastien Mazzega
• Sarah Millet

Equipe Colloque

• Frédéric Herrou (référent)
• Alexandre Beillevaire
• Adélaïde Legrand

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