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Réunion du 09/11/2008

Sommaire

Réunion effectuée le mardi 9 Novembre 2008 au domicile Herrou

Edition:

  • 09/12/2008 - Herrou Florence
  • 10/12/2008 - Beillevaire Alexandre (corrections mineures)

Présents

  1. Legrand Adélaïde
  2. Herrou Florence
  3. Herrou Frédérique
  4. Boursin Stéphane
  5. Beillevaire Alexandre

Absents

  1. Millet Sarah
  2. Hamon Denis
  3. Landais Emmanuel
Les commentaires sont coloré selon la méthode suivante. En vert : commentaires de Sarah Millet En bleu : debrieffing de la réunion physique Après-midi - Organisation : un peu à l'arrache mais ça semble avoir bien fonctionné Adé : arrache organisée, c'était bien géré, nombre d'animateurs suffisant. Proposition = faire une buvette pour permettre aux personnes présente de boire sans que cela ne nous coûte. Alex : le public s'attendait à du plus organisé, il faut faire attention à ne pas faire des utop' bis. C'est bien comme on a fait Si on garde la salle, il faut trouver le moyen de la rentabiliser (buvette avec bénéfices). On peut ne la prendre que le samedi pour que ça coûte moins cher (mais nettoyer le soir ?) Problème aussi de ne pas garder la salle, car faire le buffet dans la maison des jeux empêche le début des parties pendant le rangement. Idée : afficher les tables et demander aux gens de ranger en attendant les parties - Public : uniquement des habitués et des gens qui sont restés le soir, pas grand monde au total Demander aux associations de faire des ateliers enfant ? - Associations / Professionnels (Retours ?) : les quelques autres assos avaient l'air un peu perdue et ne savaient pas trop ce qu'elles faisaient là Il faudrait les contacter pour leur demander - Utilité : étant donné que cela n'a pas apporté un nouveau public, cet après-midi n'était pas forcément utile Proposition : la faire une autre journée. Faut voir aussi comment marche le PNJ pour ne pas recouper. Le restaurant manque. On pourrait le faire le dimanche avec ceux qui aident à nettoyer. Accueil - Organisation Badges donné au début dès l'inscription, mais crainte que les gens partent avec et ne reviennent pas le soir, du coup Adé a fait une distribution pendant le repas. Le badge pour les MJ et les orga seulement ? Pendant la maîtrise les prénoms ne sont pas visibles par les MJ. Il y a eu des abus pour l'utilisation de l'imprimante. Fiches de perso (ça ok, surtout pour les parties de l'aprem), et surtout le scénar de Hasgarn sur une demi-page... - Inscriptions Le logiciel est bien pratique et aide beaucoup mais MMJ regrette qu'il n'y ait pas un programme spécial pour n'avoir que de jolies filles célibataires à sa table. Trop court pour les adresses mail et "par un ami" ne fonctionnait pas. Apéro - Organisation : le gaspillage de gobelets a été monumental (à peu près tous les participants ont jeté leur gobelet d'apéro) ; il aurait fallu annoncer dès le début que les gens devaient conserver leur verre pour le reste de la soirée, et fournir des marqueurs pour qu'ils puissent y inscrire leur nom Il faudrait quand même acheter plus de gobelets En théorie il faudrait être 2 pour le service, mais il n'y avait pas toujours 2 personnes à la fois - Public : - Utilité : moment très convivial (en tout cas, moi j'ai trouvé ça sympa^^), qui permettait d'installer le buffet entre-temps De bons retours Buffet - Organisation :
  1. grâce à la place dont on disposait à la Maison de Quartier,on a pu organiser un véritable bon buffet, une grande amélioration par rapport à l'année dernière, et que le public a semblé apprécier
  2. Il aurait peut-être fallu mettre du côté de l'entrée les plats qui ont tendance à partir moins vite : si les gens tombent sur les bons plats dès l'entrée, ils les dévalisent, et il ne reste plus rien pour les derniers.
  3. Il aurait fallu faire manger les orgas avant le rush du buffet : quelques uns se sont retrouvés avec 3 cacahuètes et 2 chips qui se battent en duel.
Grosse amélioration en étant à servir. La présence de la cuisine était très pratique. Demander à des gens qui ne font pas de jdr de nous aider ? - Participation : 1) On a eu une proportion de biscuits apéro énorme par rapport au reste ; au lieu de les mettre sur le buffet, il aurait mieux valu les installer à l'apéro (mais certains sont arrivés tard, donc c'était plus difficile à gérer) 2) Dans l'ensemble, il y a quand même eu une bonne participation, avec des plats variés, et du coup on a acheté du pain pour rien^^ Il n'en restait pas tant que ça, l'achat était aussi pour le lendemain 3) Pas mal de gens auraient apprécié un café/thé dès la fin du buffet, pendant le discours. - (Public et utilité démontrée déjà, mais au cas où quelqu'un veut revenir dessus) - Animation (discours, passes VIP) : 1) On aurait certainement dû bosser un peu plus sur cette partie-là, histoire de ne pas improviser un truc à l'arrache ; y a sûrement des trucs qu'on a oublié de dire 2) Le discours de Pierre était bien sympa, comme d'hab, mais il aurait préféré qu'on ne le prévienne pas 5 minutes avant. 3) Il aurait peut-être fallu distribuer moins de pass VIP, pour que ça ne prenne pas trop de temps. Pourtant il n'y en avait que 4. Grosse erreur : ne pas avoir préparé les super-pouvoirs gagnants Il faudrait qu'une seule personne se charge du concours, histoire que rien ne soit oublié (car tout le monde croit qu'un autre l'a fait) Faire les annonces vraiment pendant le buffet et pas quand tout le monde est debout 4) La répartition à l'oral est nécessaire pour que les joueurs voient qui est leur MJ, mais j'ai l'impression que ça a pris moins de temps que l'année dernière, certainement parce que la circulation était plus facile dans cette salle que dans la MDJ, et que les tablées ont été envoyées directement à la MDJ. 5) La sono, c'est quand même vachement bien, même si c'est galère à transporter. Premières parties - Organisation avant Maison des Jeux pas disponible assez tôt, et pas assez nombreux pour préparer les salles L'avantage de la salle à part était d'avoir un remplissage plus fluide, les premiers arrivés se mettaient au fond. Les noms des salles n'ont pas servi. - Organisation pendant Pas assez d'organisateurs qui ne jouent pas. Il faudrait que les MJ et joueurs tournent, que ceux qui maitrisent une année ne le fassent pas la suivante, que ce soit pas tout le temps les mêmes qui se dévouent. Même ceux qui ne maitrisent pas devraient jouer aussi de temps en temps. Demander aux MJ de demander à leur table de nettoyer à la fin. - Gestion de l'espace Aucun souci, les tables ont été placées au fur et à mesure de l'arrivée à la MdJ - Répartition aléatoire Il faudrait que tout le monde se plie aux règles l'année prochaine. Passe encore pour refaire un tirage aléatoire avant impression si vraiment des choses ne passent pas, mais surtout personne n'écrit derrière. Il faudra réfléchir au cas inévitable du couple qui ne veut pas être séparé car l'un se fait trainer pour découvrir... Interpartie - Animation Manque d'animation. Il faudrait avoir à nouveau une personne par table qui raconte le "meilleur moment". Essayer de trouver comment pallier le problème du temps. - Quête Ne pas s'attendre à avoir plus qu'en 2007 de toutes façons. Pas beaucoup d'argent mais la crise n'a pas aidée... Deuxièmes parties - Organisation avant (inscriptions PJ/MJ) Cela s'est bien passé dans l'ensemble - Organisation pendant pas nécessaire - Public beaucoup plus de monde que les années précédentes. Effet de la durée courte des animations interpartie? Locaux - Salle de l'île de Quartier : excellent local ! Hyper accueillant, beaucoup mieux organisé que la MDJ, il a certainement contribué à l'ambiance plus conviviale et festive que l'année dernière. Pour le buffet et le discours inaugural, en tout cas, il est largement plus adapté. Pas nécessaire si on ne fait pas l'après-midi. L'investissemnt est lourd... On n'a pas de quoi se la payer cette année avec la bouffe et la pub, faudra faire des choix... - Maison des jeux : à part la cuisine, j'en ai pas vu grand chose^^ Rien de nouveau par rapport aux années précédentes, mêmes soucis et mêmes avantages (peut-être les chiottes qui pour une fois étaient pas bouchées comme différence) Général - Dons - Lots : Les lots à répertorier au dernier moment, c'est vraiment trop la galère. Il y a trop de lots de mauvaise qualité, qu'on ne peut pas offrir parce qu'ils ne serviront jamais (le 34e supplément d'un jeu en VO sorti il y a 20 ans...). Il vaudrait peut-être mieux demander moins de choses mais des trucs un peu mieux. Il faudrait aussi essayer de taper ailleurs que dans les lots JDR : les petits jeux des Ludopathes étaient des lots sympas, et on pourra demander aussi à L'Atalante (on aurait pu cette année, mais j'ai complètement zappé, mea culpa). Ne pas brider Ludik, ils ont donné plein de choses, et des bouquins de base. Pour les autres, ça peut marcher. Adé avait demandé à Sortilèges de donner mieux mais moins, et cela ne posait pas de problème. Proposer aux magasins de joindre un flyer à chaque lot (comme ça, ils assument !) - Décoration : financé par la Pharmacie Millet, qu'on applaudit bien fort !^^ C'était dommage qu'on ne soit pas tous en blouse blanche. Vivement les T-shirts Taverne !^^ Il faudrait aussi commencer à penser à refaire un Bob plus ergonomique, parce qu'il tombe en ruines et ne va pas survivre très longtemps. Les gens n'ont pas tous compris pourquoi des gens avaient des blouses, ni pourquoi les médicaments à l'accueil... Il serait peut-être mieux d'avoir des gens déguisés vraiment à l'accueil, et c'est tout. Mais il y a le souci des sous pour les déguisements (à voir en fonction du thème). - Bilan financier 253,69 euros dont 10 de chèques Pour le bilan total, on verra ça en AG Communication - Affichage On a oublié d'ajouter les partenaires à cause de l'urgence dû à la défection de Trollette. Florent a fait du très bon travail, pourtant c'était de l'arrache. - Flyers : là, clairement, on a eu un problème dû au "cafouillage Trollette", qui nous a obligés à retarder l'impression et qui nous a fait dépenser de l'argent en plus pour les "pré-flyers" du Monde du Jeu (alors qu'il était prévu de profiter des tarifs PrintCarrier pour l'ensemble des flyers). On n'a perdu de l'argent que parce qu'ils étaient en couleur. Il faudrait veiller à pouvoir en avoir un en N&B pour pouvoir en imprimer facilement et rapidement à la corep quand on a un besoin à l'arrache. - Résultats du questionnaire d'inscription "Où avez-vous connu le Colloque ?" Fred les mettra en ligne. Lendemain - Rapport coût / utilité : pas vraiment vu l'utilité pour le Colloque, il n'y avait finalement que les habitués et les Parisiens, alors qu'on avait prévu les assos et tout ça. Probablement pas assez de communication autour de ça, mais il n'est pas sûr non plus que ça soit vraiment utile (tout le monde n'a qu'une envie, le lendemain, c'est d'aller dormir). C'était sympa et convivial, faudrait refaire un truc le dimanche (en plus c'est mieux pour le nettoyage). Par contre les assos n'étaient pas prévues cette année (ni prévenues), d'où leur absence. Le buffet froid l'hiver c'est quand même pas le plus terrible. D'une façon générale, ce serait bien de faire des check-list pour savoir qui est responsable de quoi. La question du budget est très importante
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