Réunion du 05/08/08
Sommaire
1 - Bilan sur le lieu et la date
- Besoin du document listant le bureau (Fred).
- Salle Maison des Jeux du samedi 15 à partir de 8 h à libérer dimanche midi
- Salle Ile de quartier (réservée) de 8h à minuit (voire 2h) le samedi et le dimanche de 8h à minuit : 2 x75 €
2 - Planning : ébauche du planning du colloque
Salle île de Quartier
- 8h à 13h : Préparation de la salle île de Quartier
- 14h à 18h : asso + animation
- 18h : apéro au niveau du bar / entrée
- 18h30 à 20h : Buffet repas
- 20h : Affichage de la répartition des tables / Cerémonie d'Ouverture
- 20h25 : départ vers la MDJ
- Inscription durant la journée jusqu’à 19h30 (fermeture définitive)
Plage horaire MDJ
- 8h à 18h30 : préparations des salles
- 20h30h/21h : début des parties
- 23h30/00h : fin des parties
3 - Publicité/communication
Planning
- Affiche et flyers doivent être prêts le 31 Août : si ils ne sont pas prêts, Florent du Sden, est prêt à faire l’affiche et les flyers
- Commande de flyers et d’affiche à envoyer à Print Carrier le 1er septembre
- Les flyers seront recto-verso : un côté pour les animations de l'après-midi, l'autre pour la soirée Colloque
- Mi-septembre : distribution de flyers dans les magasins spécialisés
- Déplacement sur Angers, Rennes, la Roche-sur-Yon, Paris
- Fin septembre : Monde du Jeu (prix du stand à négocier)
- Début octobre : collages d’affiche
Tarifs d’impression
- 50 affiches A3 : 35€
- 75 affiches A3 : 43€
- 2500 flyers : 52€
- 5000 flyers : 63€
Calicots et banderole
La commande doit partir pour début septembre, il est impératif que l’affiche et le graphisme des calicots soient finis début septembre.
La banderole est commandée pour le Salon du jeu.
Communication web et mail
- Poster l'événement sur le site "leboost"
- Dossier presse fini (demander à Sarah)
- Voir avec la Maison des Jeux, pour qu’ils envoient un communiqué de presse à leurs contacts (Denis)
4 - Communication interne
David a posté un message dans la section Colloque Public, pour montrer l’ouverture du colloque, sans pour autant dévoiler les surprises.
Poster un autre message pour donner les toutes premières infos du Colloque.
5 - Effectifs
- 2 Animateurs en permanence pour l’Accueil
- 2 Animateurs en permanence pour le buffet
- 2 Animateurs volants
- 1 à 2 personnes sur le stand du Bob' Zine
- 10 personnes 18h à 20H sur le pôle île de Quartier
- 3 ou 4 Animateurs dans l’équipe animation durant le déroulement de la première partie (surveillance, distribution évènements…)
Liste des stands invités durant l’après-midi
- Faiseurs d’Univers : Manu, Masp
- FFJDR : Manu
- GROG : Manu
- SDEN : Masp
- Axis : Adé (l’invitation a été acceptée)
- Stratèges et Maléfices : Antoine
- Angers : Manu, Adé (Damien)
- Rennes : Manu, Masp
- Roche sur Yon : Adé (Gaétan a donné les contacts)
- PNJ : Fred
- Saint-Nazaire : Axis (Adé)
- Ancenis : Sarah (ont bien reçu l'invitation, en discutent)
- Nort-sur-Erdre : Sarah (invitation envoyée, attente de réponse)
6 - Animations
Animations Proposées pour le Colloque
- Scènes imposées au MJ
- Superpouvoirs piochés au hasard par les PJ : boîte Bob à améliorer pour mi-septembre (Sarah)
Elections et lots
- Election des 3 meilleurs pouvoirs avec lots à la clé
- MJ récompensés par des lots : sacs de dés, écrans et Bob' Zine numéroté
- Lots supplémentaires offerts à MMJ et Thomas pour avoir trouvé le thème
Décoration
- Tenue secrète pour l'instant
7 - Site web : avancement
- Smileys à rajouté
- Page Colloque à finir impérativement avant septembre
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